10 Vragen en antwoorden over het privacyreglement sociaal domein

1. Wanneer noteert de gemeente  persoonsgegevens?

Bij het eerste contact tussen het gebiedsteam en de cliënt komt het onderwerp privacy aan de orde. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als dat noodzakelijk is. Het verwerken van persoonsgegevens moet de minst ingrijpende methode zijn om het beoogde doel te bereiken. De inbreuk op de privacy die de verwerking maakt moet in verhouding staan tot het doel waar het voor dient. Dit betekent dat je je steeds weer af moet afvragen welke informatie echt noodzakelijk is om te verwerken.

2. Worden persoonsgegevens over godsdienst genoteerd?

Persoonsgegevens over godsdienst worden alleen op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene verwerkt.

3. Wie mogen er binnen de gemeente in het dossier van een cliënt kijken?

  • Medewerkers van het sociaal domein die rechtstreeks betrokken zijn bij de beoordeling van de aanvraag van een cliënt
  • Vervangers van deze medewerkers, als dit noodzakelijk is voor de verdere afhandeling van de aanvraag
  • Overige medewerkers alleen voor zover zij die informatie nodig hebben voor de uitvoering van de wettelijke gemeentelijke taken

4. Hoeveel medische gegevens mogen er genoteerd worden?

Medische gegevens worden niet verder verwerkt dan noodzakelijk is voor een goede uitvoering van het onderzoek naar de behoefte aan ondersteuning van de cliënt of de behoefte aan jeugdhulp. Medische gegevens die zijn verkregen van iemand met een medisch beroepsgeheim worden alleen verwerkt of verstrekt nadat de geheimhouder daar toestemming voor heeft gegeven.

5. Wie mag het dossier van een cliënt inzien?

  • Wettelijke vertegenwoordigers van jeugdigen jonger dan 12 jaar
  • Wettelijke vertegenwoordigers van en jeugdigen van 12 tot 16 jaar
  • Iedere cliënt, ouder of jeugdige van 16 jaar of ouder
  • Een gemachtigde van een cliënt, of jeugdige van 16 jaar of ouder
  • Curator, mentor of bewindvoerder van de cliënt, ouder of jeugdige van 16 jaar of ouder (Let op! Geen medische gegevens!)
  • Het is in ieder geval verplicht de toezichthoudend ambtenaar inzage of informatie te verschaffen

Deze personen hebben recht op inzage tenzij inzage in strijd is met het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een andere persoon van wie gegevens in het dossier zijn opgenomen.

6. Wie mag het dossier van een cliënt niet inzien?

  • Derden
  • Derde instanties

Uitzondering hierop is wanneer het gebiedsteam of de medewerker van het sociaal domein een wettelijke plicht heeft inzage te geven in bepaalde gegevens of verplicht is gegevens aan derden te verstrekken (bijvoorbeeld aan een rechter of het meldpunt van Veilig Thuis). Verder geldt de uitzondering ook wanneer er sprake is van ernstige zorgen rondom veiligheid in persoonlijke levenssfeer.  Dit moet wel worden meegedeeld aan de cliënt met motivatie. In het dossier moet dit (inclusief motivatie) worden vastgelegd.

7. Wie mag vragen om een overzicht van klantgegevens?

De cliënt, ouder of jeugdige hebben het recht om een overzicht te krijgen van de gegevens die van hem/haar verwerkt worden. Hij/zij krijgt daarbij te horen wie deze gegevens in kunnen zien en met welk doel ze verzameld zijn.

8. Mag een cliënt vragen om zijn/haar dossier aan te passen of te veranderen?

Een betrokkene kan vragen om gegevens uit het dossier te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen als ze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet van belang zijn voor het doel van de verzameling of in strijd met de wet zijn opgenomen. Als het gebiedsteam of de medewerker van het sociaal domein niet aan dit verzoek wil voldoen, wordt aan de cliënt meegedeeld wat de redenen hiervoor zijn. In andere gevallen voldoet het gebiedsteam of de medewerker sociaal domein zo snel mogelijk aan het verzoek.

9. Waar kunnen cliënten een klacht indienen over privacy?

Als een cliënt, jeugdige of ouders van oordeel zijn dat de bepalingen van dit reglement bij de verwerking van zijn gegevens niet worden nageleefd, kan hij zijn een klacht indienen bij het sociaal wijkteam en/of de deskundige jeugdhulp. Als de behandeling van de klacht niet voldoet, kan hij een klacht indienen bij het college of het College bescherming persoonsgegevens.

10. Hoe lang bewaart de gemeente gegevens van cliënten?

Gegevens die in een medisch dossier-Jeugdwet, medisch dossier-Wmo of het algemeen dossier Wmo zijn opgenomen worden vijftien jaar bewaard. Als het nodig is in verband met een zorgvuldige uitvoering van de taak van het gebiedsteam worden de gegevens soms langer bewaard dan op grond van deze wet noodzakelijk is.
Persoonsgegevens uit andere dossiers worden uiterlijk vijf jaar na de beëindiging van het onderzoek verwijderd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.
Gegevens over godsdienst in een dossier Jeugdwet moeten worden vernietigd als het college een besluit heeft genomen en als hiertegen geen rechtsmiddelen (zoals bijvoorbeeld bezwaar of beroep) meer kunnen worden aangewend.